Los equipos de trabajo funciona como un método de trabajo colectivo “coordinado” en el que los participantes intercambian sus experiencias, respetan sus roles y funciones, para lograr objetivos comunes al realizar una tarea conjunta.
¿Equipos de trabajo, para que?
Para obtener:
• Resultados.
• Mejoras a través de equipos.
• Armonía.
• Crecimiento.
• Seguridad.
• Asistencia.
• Rotación.
• Ahorro en costos.
• Calidad.
Etapas de desarrollo del equipo. Proceso
1. Formación. Fase de iniciación del equipo del proyecto.
o El equipo del proyecto está inicialmente preocupado con su orientación, la cual se logra a través de evaluaciones. Esas evaluaciones sirven para identificar los límites de los comportamientos interpersonales y de la tarea. Coincidente con la prueba en el ámbito interpersonal es el establecimiento de las relaciones de dependencia con los líderes, con los otros miembros del grupo, o con los estándares preexistentes.
o Los miembros del equipo se comportan de forma independiente. Pueden ser motivados pero generalmente están relativamente mal informados sobre los temas y los objetivos del equipo. Algunos miembros del equipo pueden exhibir muestras de incertidumbre y de ansiedad.
o El gerente de proyecto debe mantener al equipo junto, asegurándose de confíen el uno en el otro y en que tengan la capacidad de desarrollar una relación de trabajo. Dirigir o “informar” estilo. Compartir el concepto de la “Formación, Enfrentamientos, Normalización, Desempeño" con el equipo puede ser provechoso.
2. Enfrentamientos. Lasdiferentes ideas compiten, a menudo ferozmente, para que se les tome en cuenta.
o El equipo de proyecto gana confianza, pero hay conflictos y polarización alrededor de temas interpersonales
o Los miembros del equipo están mostrando sus propias personalidades mientras que enfrentan ideas y perspectivas de cada uno de los otros miembros. La frustración o los desacuerdos sobre metas, expectativas, papeles y responsabilidades se expresan abiertamente.
o El gerente de proyecto conduce al equipo de proyecto a través de ésta fase turbulenta de transición. Estilo de Entrenador. La tolerancia de cada miembro del equipo y en sus diferentes necesidades debe ser acentuada.
3. Normalización. Se están estableciendo las reglas, valores, comportamiento, métodos y herramientas.
o La eficacia del equipo de proyecto aumenta y el equipo comienza a desarrollar una identidad.
o Los miembros del equipo ajustan su comportamiento el uno al del otro mientras que desarrollan acuerdos de hacer el trabajo en equipo de forma más natural y fluida. Esfuerzo consciente de resolver los problemas y de lograr armonía en el grupo. Los niveles de motivación están aumentando.
o El gerente de proyecto permite que el equipo se haga mucho más autónomo. Estilo Participativo.
4. Desempeño. La estructura interpersonal se convierte en la herramienta de las actividades de la tarea. Los papeles llegan a ser flexibles y funcionales, y la energía del grupo se encausa hacia la tarea.
o El equipo de proyecto puede ahora funcionar como una unidad. Consigue que el trabajo sea hecho de forma fluida y con eficacia, sin conflictos inadecuados o necesidad de supervisión externa.
o Los miembros del equipo tienen una comprensión clara sobre lo qué se requiere de él a nivel de tarea. Ellos son ahora competentes, autónomos y ahora manejan el procedimiento de la toma de decisiones sin supervisión. La actitud "Yo puede hacerlo” es visible. Se hacen ofertas expontáneas para ayudar a otros.
o El gerente de proyecto permite al equipo tomar la mayor parte de las decisiones necesarias. Estilo delegativo.
5. Disolución. Se están terminando las tareas y el equipo se está disolviendo.
o Equipo de proyecto. Algunos autores describen la etapa 5 como “deformiendo y estando de luto”, reconociendo el sentido de la pérdida sentido por los miembros del grupo.
o Los niveles de la motivación de los miembros del equipo pueden declinar mientras que la incertidumbre sobre su futuro comienza a fijarse.
o El gerente de proyecto: Buen punto para introducir nuevos proyectos para recomenzar la etapa de formación del desarrollo del equipo. Estilo disolutor.
Clasificación de equipos de trabajo
Círculos de Calidad. Pequeño número de trabajadores que desarrollan su actividad en una misma área, eligen el problema a tratar, lo discuten y le dan solución de manera voluntaria bajo la coordinación de un jefe inmediato.
Equipos de Progreso. También llamados "equipos de mejora" o "equipos de desarrollo". Sus miembros se reúnen de forma no voluntaria con el propósito de resolver un problema concreto por el que han sido convocados. Una vez alcanzado el objetivo, el grupo se disuelve.Generalmente se tratan problemas que afectan a distintas áreas de trabajo o departamentos. Por esa razón, la composición es multifuncional y multinivel.
Equipos de Procesos. Se centra en un proceso específico con el objetivo de mejorarlos, rediseñarlo o de operar en el mismo un cambio total mediante una acción de reingeniería.Sus miembros son dirigidos por la gerencia, o por alguien que está fuertemente relacionado con el proceso en cuestión.
Equipos Autónomos. También "equipos de trabajo autogestionario" o de "equipos de trabajo autodirigidos". La dirección delega en ellos importantes funciones.El grupo adquiere una responsabilidad colectiva, administrando sus propias actividades sin interferencia de la gerencia. La autoridad se ejerce de forma rotatoria, aunque la mayoría es la que decide en último término.
EQUIPOS CREATIVOS Creados para diseñar nuevos productos o servicios, nuevos procesos, o campañas, nuevos proyectos. El entrenamiento para equipos creativos necesita hacer énfasis en la importancia de apoyar nuevas ideas obviando críticas, negativismos, juicios prematuros, o sistemas de toma de decisiones que puedan sabotear a los equipos creativos.
EQUIPOS PARA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS La conformación de este tipo de equipos puede ser de manera permanente o específica. Este tipo de equipos puede ser creado para solucionar crisis existentes o potenciales. Este tipo de equipos deben estudiar problemas, identificar causas y proponer soluciones alternativas. El elemento confianza es vital entre sus integrantes y la cooperación y Proactividad son unas de sus características fundamentales bajo un frecuente ambiente de presión, por lo cual los integrantes del equipo deben estar preparados para climas de tensión.
EQUIPOS TÁCTICOS Los equipos tácticos son los que ejecutan los planes, lanzan los nuevos productos o servicios, desarrollan los nuevos servicios o enfoques, producen y entregan los nuevos procedimientos y el resultado de los conceptos. Los entrenamientos a este tipo de equipos debe orientarse hacia las metas y objetivos, clarificación de roles, métodos y procedimientos. Los integrantes que no se alinean con los objetivos por los que el equipo lucha o no tienen la claridad de sus roles individuales usualmente encuentran dificultad para alcanzar éxito en sus gestiones.
Ventajas del trabajo en equipo:
o Aumento de la productividad.
o Mejora de la calidad.
o El trabajo resulta menos estresante.
o La responsabilidad es compartida.
o Reducción de gastos generales.
o Agiliza planes y programas (ahorra tiempo).
Algunos problemas en los integrantes del equipo:
o Acaparar la palabra.
o Rivalidad entre los miembros.
o Escasa innovación.
o Integrantes desmotivados.
o Falta de participación.
o Negativismo.
o Resistencia al cambio.
Aprendizajes personales en el equipo:
o Aceptar crítica.
o Ser autocrítico.
o Respetar opinión disidente.
o Aprender a escuchar.
o Vencer temores y debilidades.
o Ser flexible.
El trabajo en equipo se basa en la 5 C’ s
Complementariedad: Cada miembro domina una parcela determinada del proyecto. Todos estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante.
Comunicación: El trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales
Confianza: Cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento personal.
Compromiso: Cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante.
Coordinación: El grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vistas a sacar el proyecto adelante.
Estrategias que fomentan el trabajo en equipo
Entregar toda la información para que el equipo funcione: Debe brindarse toda la información requerida, o indicar dónde o con quién hablar para obtenerla. La información debe ser siempre fidedigna y útil.
Generar un clima de trabajo agradable: Incluye tanto aspectos físicos como psicológicos. En lo físico es importante que el lugar en donde se funcione sea relativamente cómodo, sin interferencias, y que cuente con elementos para el trabajo. Como lo usual es que los equipos se reúnan para compartir los avances individuales, es importante que exista una pizarra o una cartulina donde las personas puedan mostrar lo que han hecho y estimular, de esa manera, la discusión grupal.
En lo psicológico, se deben emplear las habilidades de comunicación interpersonal - es decir, atención, respeto y comprensión del otro- así como una buena planificación de reuniones. También es importante recompensar los avances, tanto individuales como grupales, expresando verbal y corporalmente la satisfacción: "Ese es un buen trabajo", "estamos avanzando más rápido de lo que suponía".
Definir claramente los tiempos para lograr la tarea: Aunque parezca algo obvio, es bueno recordar que una manera de darse cuenta de los avances del equipo es mediante la clara definición de plazos para cada tarea. Es recomendable recordar a tiempo los días de reunión y las fechas de término de los plazos, así como lograr que todos estén de acuerdo en los días y horas de tales reuniones.
